مدیریت آمار و فناوری اطلاعات
۱۳۹۷ شنبه ۲۴ آذر
1397/07/26
جلسه هم انديشي در حوزه آرشيو الكترونيكي
امروزه اسناد ، مدارك و اطلاعات مكتوب يك سازمان و شركت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است كه لزوم مديريت اسناد در اوليت كاري تمامي سازمانها و ارگانها كاملا احساس شده است. از جمله مهترين مشكلات وضع موجود بايگاني هاي كاغذي عبارتند از :
• حجم زياد اسناد، مدارك و اطلاعات موجود
• اشغال بيش از حد فضاي فيزيكي جهت نگهداري مستندات
• عدم دسترسي سريع و آسان ، دقيق و به موقع به اطلاعات مورد نياز در مستندات
• كاهش ارزش مستندات به دليل عدم در دسترس بودن به موقع آنها
روند "مديريت اسناد" پروسه اي بلند مدت و طولاني است. از اين رو "آرشيو الكترونيك” به ذخيره‌سازي، محافظت و امكان دسترسي به اسناد الكترونيك مي پردازد. بنابراين آرشيو الكترونيك آرشيوي است كه اسناد الكترونيك به منظور حفاظت و نگهداري دائمي در مخزن ويژه و طي شرايط استاندارد ، نگهداري مي‌شوند. از جمله پيش نيازهاي ضرورت توسعه و ورود به سازمان و دولت الكترونيك عبارت است از :
• ايجاد سازمان الكترونيك
• رويكرد ارائه عمده خدمات و اطلاعات مكتوب روي بستر فناوري ارتباطات
• لزوم مشاهده مندرجات اسناد موجود سازمانها در هنگام ارائه بسياري از درخواستها كه اين مهم با وجود سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد قابل دسترس نبوده و براي ارزش بخشي و قابل استفاده نمودن اطلاعات موجود در اسناد بايگاني كاغذي ، بكارگيري و استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري ، مديريت اسناد و آرشيو الكترونيك (بايگاني ديجيتال) به سازمان ها توصيه مي شود . مزاياي استفاده از آرشيو الكترونيك :
• افزايش سرعت دسترسي به اطلاعات اسناد
• كنترل سريع و آسان اسناد
• صرفه جويي در كاغذ و فضا
• كاهش هزينه هاي سرمايه گذاري و عدم نياز به توسعه فضاهاي بايگاني كاغذي
• عدم نياز به افزايش نيروي انساني
• عدم نياز به جابجايي فيزيكي اسناد آرشيو
• افزايش امنيت اطلاعات و اسناد
• تهيه نسخ پشتيبان از اسناد با كمترين هزينه ممكن
• نقل و انتقال آسان و راحت اسناد (تبادل اسناد در سازمان و دولت الكترونيك)
• امكان دسته بندي و جستجو سريع
• مشخص كردن و رفع نواقص پرونده ها
• جلوگيري از بهم ريختگي اسناد كاغذي
• تهيه گزارشهاي متنوع از اسناد
• دسترسي كاربران در هر لحظه به اسناد با تعيين حقوق دسترسي مناسب
• افزايش ايمني فيزيكي پرونده ها و اسناد
• حفظ و پاكيزگي محيط زيست

اهداف اين سيستم به شرح ذيل مي باشد :
• پدافند غير عامل و مقابله با حوادث غير قابل پيش بيني
• سازمان الكترونيك و پرونده هاي الكترونيك
• بازيابي سريع اسناد و اطلاعات مورد نياز از سوابق
• جستجوي دقيق برگ به برگ اسناد سازمان
• آرشيو انواع اسناد كاغذي و الكترونيك
• جستجوي عمودي(واحدها) و افقي (سازمان) در پروندها
• اطمينان در صحت و سلامت اسناد
• اعمال دسته بندي متنوع بر روي اسناد
• تجمع كليه اسناد و بايگاني ها براي مديران ارشد
 
تعداد بازدید:
1
نویسنده:
منبع:
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
آدرس پست الکترونیکی شما
شماره تلفن
توضیحات
تغییر کد امنیتی
کد امنیت
 
آدرس : شهركرد، بلوار كاشاني، ستاد دانشگاه، ساختمان شماره 1
كدپستي :8815713471           تلفن :33331040-038
                   دور نگار :33331040-038
                      It@skums.ac.ir    
تاریخ بروز رسانی 1397/09/23
کلیه حقوق این وب سایت متعلق به دانشگاه علوم پزشکی شهرکرد میباشد.
Copyright © 2014 S.K.U.M.S - All rights reserved
Powered by DorsaPortal